L’automatisation des processus de finance et comptabilité, même les plus simples, peut s’avérer très rentable. Commencez par automatiser ces six opérations financières.
Ce dont nous allons parler
- Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité?
- 6 façons d’automatiser les processus de finance et comptabilité de votre PME
- Automatisation : comment choisir le bon outil?
- 1. Gestion des dépenses
- 2. Gestion des salaires
- 3. Rapprochement bancaire
- 4. Comptes à recevoir
- 5. Comptes à payer
- 6. Conformité fiscale et rapports financiers
- Les prochaines étapes : faites passer l’automatisation au premier plan
Si vos comptables transfèrent encore des données entre plusieurs fichiers Excel, il est temps de passer à l’ère moderne et d’adopter des logiciels dédiés à la comptabilité.
Grâce à l’automatisation, vos employés passeront moins de temps à effectuer des calculs manuels compliqués et pourront se dévouer à la rédaction de rapports relatifs à vos finances.
Nous allons vous expliquer en quoi consiste l’automatisation de la comptabilité, puis nous identifierons les tâches financières et comptables que vous pouvez facilement automatiser, et comment vous pouvez le faire.
Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité?
Quand on parle d’automatisation, il est facile d’imaginer des technologies sophistiquées et des robots capables de prévoir vos ventes à l’aide de logiciels poussés. Cela existe, mais ici, l’automatisation consiste à utiliser la technologie pour effectuer des tâches autrement manuelles.
La majorité des opérations comptables peuvent être automatisées à l’aide de technologies de ce type :
- Reconnaissance optique de caractères (Optical Character Recognition ou OCR) : elle scanne et numérise des documents physiques comme des reçus pour en extraire des montants.
- Automatisation des processus robotiques (Robotic Process Automation ou RPA) : elle automatise les tâches répétitives en imitant les actions humaines.
Grâce à ces outils technologiques, pilotés par l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, les entreprises n’ont plus besoin de modifier manuellement les données. Gartner estime que l’implémentation de l’automatisation des processus robotiques pourrait permettre à une équipe comptable de 40 personnes d’ économiser chaque année 25 000 heures de travail causées par des erreurs humaines (article en anglais).
6 façons d’automatiser les processus de finance et comptabilité de votre PME
Nous avons identifié six tâches comptables (trois de base et trois avancées) qui peuvent être automatisées facilement :
- Gestion des dépenses
- Versement de la paie
- Rapprochement bancaire
Cela concerne tout ce qui est extrêmement répétitif.
Cependant, l’automatisation des tâches transactionnelles est un jeu d’enfant qui ne vous fournit aucun avantage concurrentiel. Une fois que vous avez acquis les bases, il est temps d’automatiser des tâches comptables de taille dans les domaines suivants :
- Comptes à recevoir
- Comptes à payer
- Conformité fiscale et rapports financiers
Automatisation : comment choisir le bon outil?
Pour les comptables des petites et moyennes entreprises, c’est souvent un défi de choisir le bon logiciel. Avant de passer à la caisse, assurez-vous que votre nouvel outil est compatible avec vos systèmes et plateformes existants.
Il y a deux façons d’ajouter un nouveau logiciel à votre pile technologique existante :
- L’intégration directe d’applications diverses ou “intégration native”, par exemple en connectant un outil de gestion de la paie à un logiciel de gestion des dépenses.
- L’utilisation d’une plateforme tierce d’automatisation complète connectant des centaines d’applications comptables et non-comptables pour améliorer la flexibilité et la performance.
La première option est peut-être moins coûteuse, mais elle offre des fonctionnalités limitées.
Conseil : quelle que soit la voie que vous choisissez, optez pour des outils basés sur l’informatique en nuage afin de tirer pleinement parti de l’automatisation. Installer des années de données financières sur un seul poste est dangereux et inefficace. Les logiciels de comptabilité en nuage vous permettront de vous connecter à différentes applications en temps réel, où que vous soyez.
Trouvez un outil qui réponde à vos besoins; sachez également que de nombreux logiciels de comptabilité populaires ne sont disponibles que sur Internet.
Voici les six tâches comptables que vous pouvez automatiser et quelques exemples d’outils à utiliser pour ce faire.
1. Gestion des dépenses
Courir après les employés pour collecter leurs notes de frais n’a rien d’amusant. Si vous émettez des cartes de crédit d’entreprise ou si vous remboursez les dépenses réalisées par les employés, vous pouvez opter pour des outils adaptés et vous éviter la chasse aux reçus papier.
L’automatisation de la gestion des dépenses peut vous aider de bien des façons :
- Simplifier le téléversement des reçus à l’aide d’instantanés
- Faire correspondre les données des cartes de crédit aux reçus fournis
- Concevoir un processus d’approbation facile
- Transmettre des données relatives aux dépenses à la comptabilité
Comment automatiser cette tâche?
En plus d’automatiser le processus de classement et de validation des dépenses, certains logiciels peuvent aussi éliminer le besoin de copier/coller les dépenses dans les registres en communiquant directement avec d’autres plateformes utilisées par votre équipe de comptabilité. Certains peuvent également déclencher automatiquement le remboursement des employés, si vous le voulez.
Consultez notre catalogue de logiciels de note de frais pour vous aider à automatiser ce processus.
2. Gestion des salaires
Le décompte des heures de travail des employés, l’organisation des documents fiscaux et des types d’emploi prennent beaucoup de temps. Si la paie est l’un des aspects les plus fastidieux de la comptabilité, c’est aussi l’un des processus les plus faciles à automatiser.
L’automatisation de la paie peut vous aider de bien des façons :
- Calculer le salaire net de chaque employé
- Verser les salaires en un clic
- Saisir les données dans le système comptable
Comment automatiser cette tâche?
Certains logiciels de comptabilité intègrent des fonctionnalités d’automatisation de la paie. Si vous utilisez déjà une suite logicielle, vérifiez si l’éditeur propose une option d’automatisation de la paie. Si ce n’est pas le cas, vous trouverez de nombreuses solutions de paie sur le marché.
Certains de ces outils sont même gratuits, comme vous le verrez sur la liste des meilleurs logiciels de paie gratuits établie par GetApp.
3. Rapprochement bancaire
Le rapprochement constitue une partie cruciale de la comptabilité. Il s’agit de faire correspondre vos documents comptables aux relevés de comptes afin de repérer et de corriger les éventuels écarts.
Bien des responsables financiers considèrent qu’il s’agit d’une tâche nécessitant une intervention humaine, mais il n’en est rien. Un outil de rapprochement bancaire vérifiera vos documents en une fraction du temps qu’il faut pour le faire manuellement.
L’automatisation du rapprochement bancaire peut vous aider de plusieurs façons :
- Faire correspondre vos registres et vos relevés bancaires
- Signaler toute entrée manquante ou double
- Corriger les incohérences dans les registres
- Détecter la fraude en temps réel à l’aide de rapprochements périodiques
Comment automatiser cette tâche?
Le rapprochement bancaire est proposé comme une fonctionnalité principale dans la plupart des logiciels de comptabilité dignes de ce nom. Cela vous permet d’extraire les transactions de vos comptes et de générer des rapports de rapprochement bancaire en un temps record.
Consultez le catalogue des logiciels de comptabilité de GetApp, où vous pouvez les filtres situés en haut pour voir lesquels offrent des fonctions de rapprochement bancaire.
4. Comptes à recevoir
Les comptes clients sont le nerf de la guerre pour les PME. Si vous vous trompez, cela a un impact immédiat sur vos flux de revenus.
Malgré tout, cet aspect de la comptabilité ne reçoit pas toute l’attention qu’il mérite. Il comprend l’envoi et le suivi des factures et la collaboration avec de multiples équipes : finances, ventes et service client. L’implication d’autant de parties prenantes rend ce processus long et sujet à l’erreur humaine.
L’automatisation des comptes à recevoir peut vous aider de plusieurs façons :
- Générer une facturation précise basée sur les registres des ventes
- Obtenir des validations rapides
- Envoyer des rappels de paiement aux clients
Comment automatiser cette tâche?
Il existe de nombreux logiciels dédiés aux comptes à recevoir qui peuvent vous aider à être payé plus rapidement et plus facilement. Certains peuvent même extraire automatiquement des rapports de factures impayées et lancer le processus de recouvrement, ce qui simplifie le travail des comptables.
5. Comptes à payer
Ici, nous allons parler des comptes à payer ou comptes créditeurs : il peut s’agir de factures, de loyers, etc. Tout retard de paiement peut vous coûter cher en coûts de recouvrement, sans parler des mauvaises relations avec vos partenaires.
La gestion des comptes créditeurs consiste en de nombreuses étapes distinctes impliquant plusieurs unités commerciales, ce qui provoque souvent des retards et des goulots d’étranglement pour les professionnels de la comptabilité.
L’automatisation des comptes à payer peut vous aider de plusieurs façons :
- Regrouper les factures dans un répertoire central
- Lancer la mise en correspondance automatique des livraisons reçues avec les factures
- Automatiser les processus d’approbation des factures
- Déclencher le versement des sommes dues aux fournisseurs
- Enregistrer les transactions dans votre logiciel de comptabilité
Comment automatiser cette tâche?
La gestion des comptes à payer peut être complètement automatisée si elle est configurée correctement dans votre logiciel de comptabilité. Certains d’entre eux peuvent même extraire les données des factures et déclencher automatiquement le processus de validation par les équipes concernées.
Apprenez-en davantage sur la différence entre les logiciels de gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs.
6. Conformité fiscale et rapports financiers
C’est ici que l’automatisation de la comptabilité prend de l’importance; la saison des impôts est particulièrement stressante. Le calcul des taxes et la préparation des rapports financiers sont compliqués et demandent beaucoup de temps. Ces rapports compliqués à comprendre poussent les comptables à faire office de conseillers .
Les logiciels de conformité fiscale et de reporting financier peuvent soulager vos équipes en analysant les tendances et en prévoyant les résultats. Cela rend les processus fastidieux plus simples, plus précis et plus efficaces.
L’automatisation de la conformité fiscale et des rapports financiers peut vous aider de plusieurs façons :
- Mettre à jour les taxes selon votre région et les taux d’imposition actuels
- Préparer les déclarations fiscales
- Créer des rapports sur l’état financier
- Prévoir les recettes futures
Comment automatiser cette tâche?
Vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité moderne complet ou des applications de reporting dédiées à intégrer à des solutions plus importantes. Sollicitez un essai gratuit ou une démonstration pour vérifier que le nouveau logiciel s’intègre parfaitement à votre système existant.
Consultez la liste des meilleurs logiciels de comptabilité de GetApp pour identifier ceux qui proposent des fonctionnalités de gestion des taxes et de rapports financiers.
Les prochaines étapes : faites passer l’automatisation au premier plan
Choisissez d’abord les tâches que vous souhaitez automatiser, puis l’outil. Voici quelques éléments utiles pour vous lancer :
- Évaluez vos processus pour identifier les opportunités d’automatisation. Créez une liste des tâches répétitives et chronophages par lesquelles commencer, et examinez attentivement le fonctionnement de chacune d’elles dans le contexte de votre entreprise.
- Inscrivez-vous à des essais gratuits. De nombreux éditeurs de logiciels en proposent pour que vous puissiez vous assurer que leur produit répond à vos besoins. C’est aussi un excellent moyen de passer outre les options les plus populaires et d’explorer d’ autres outils de comptabilité , qui pourraient être plus adaptés aux besoins de votre entreprise.
- Au moment de prendre une décision, assurez-vous de choisir un logiciel qui s’intègre correctement à vos solutions existantes.
