Dans cet article, nous passerons en revue les fonctionnalités, les phases de mise en œuvre et les avantages d’un logiciel de gestion de coworking, dont le but est d’aider les entreprises dans l’organisation d’un espace de travail partagé.
Ce dont nous allons parler
Le modèle de travail hybride séduit de plus en plus d’employeurs et d’employés depuis le début de la pandémie de COVID-19. D’après une étude menée par Mercer Canada, 54 % des entreprises canadiennes optent pour ce type de modèle. Le nombre d’espaces de cotravail au Canada s’élevait déjà à 617 en 2020, et devrait continuer sa croissance.
Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un logiciel de gestion de coworking et les avantages qu’ils présentent pour les entreprises, en particulier pour les PME.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de coworking?
Un logiciel de gestion de coworking (ou de cotravail) peut être utilisé par les PME pour optimiser l’usage des espaces de travail partagés et garantir une parfaite synchronisation entre les services. Un tel outil leur permet de sécuriser la disponibilité des espaces de travail et d’augmenter ainsi la productivité des équipes.
Au Canada, on a pu noter une nette augmentation des espaces de travail et des espaces flexibles en raison de la pandémie (article en anglais). Cela signifie que de plus en plus de Canadiens se font à l’idée de partager des espaces de travail de façon plus souple.
Voyons les avantages que présentent ces outils pour les petites entreprises.
Les avantages d’un logiciel de gestion de coworking pour un espace de travail partagé
Imaginez que vous ayez un espace commercial à louer et que vous ayez désigné une personne pour en gérer les réservations au jour le jour. Un logiciel permettant de gérer un espace de coworking permet d’identifier les stations de travail disponibles et leur occupation.
Un article du Globe and Mail donne un aperçu du secteur du cotravail au Canada : d’après celui-ci, les employés retrouvent enfin des espaces de travail partagés au sortir de la pandémie. De plus en plus d’employés envisagent de travailler dans des espaces partagés pour la première fois. Après plus d’un an de travail à distance, nombreux sont ceux qui cherchent de nouvelles façons de travailler, de plus fréquentes interactions avec leurs équipes et une occasion de sortir de leur cocon.
La gestion des visiteurs sur site
De nombreux logiciels de gestion de coworking disposent de fonctionnalités de gestion des visiteurs. Vous pouvez ainsi consulter et réserver les espaces de travail disponibles pour vos employés ou pour vos visiteurs, que ce soit à l’avance ou dès que les espaces sont disponibles, et ce grâce au tableau de bord intégré. De plus, cette fonctionnalité peut aussi vous aider à déterminer si les employés et les visiteurs sont en conformité avec les protocoles sanitaires en vigueur pour se rendre sur les lieux le jour J.
La réservation avancée de bureaux
Certains logiciels de gestion de cotravail peuvent également inclure des fonctionnalités avancées permettant aux employés de réserver un bureau adapté à leur poste. Ils accèderont ainsi aux informations relatives aux services ou autres employés qui ont réservé tel ou tel bureau et s’assurer que ce poste de travail est prêt à être utilisé lors du prochain créneau prévu.
Une gestion améliorée de l’espace
Grâce aux logiciels de gestion de coworking, les employés et les services s’assurent que leur poste de travail est préparé selon les critères opérationnels en s’appuyant sur des outils de préparation d’espace. Ils peuvent aussi réviser les données historiques afin d’analyser quels bureaux sont plus ou moins utilisés pour redistribuer les équipes au mieux. Ce type de logiciel aide ainsi les entreprises à déterminer si la disposition de leurs bureaux s’aligne à leurs besoins opérationnels.
Implémenter un logiciel de gestion de coworking pour son espace de travail partagé
Lorsqu’il s’agit d’implémenter un logiciel de gestion de coworking, il convient de procéder de manière stratégique afin d’organiser la gestion du bureau.
Voici quatre étapes à suivre pour sa mise en œuvre au sein de son entreprise.
1. Évaluez les données en temps réel
Avant d’installer un logiciel de gestion de cotravail, collectez des données auprès de différents services pour savoir exactement quels sont leurs besoins en termes d’espace. Suivez l’utilisation des postes de travail sur des feuilles de calcul, abordez le sujet avec vos responsables, sollicitez l’avis des employés à l’aide de questionnaires ou de sondages en ligne.
2. Identifiez la disponibilité des espaces de travail requis
Une fois que vous avez analysé les besoins de votre entreprise, déterminez la disponibilité requise pour comprendre si vous avez vraiment besoin d’espace supplémentaire. Consultez les données précédemment collectées et enregistrées concernant l’utilisation de l’espace. Vous êtes désormais en mesure d’identifier le logiciel adapté pour rationaliser la gestion des postes de travail entre différents services.
3. Répondez aux besoins identifiés
Lors de cette étape, les entreprises peuvent éventuellement implémenter un logiciel de gestion de coworking selon l’évaluation des besoins et des données en temps réel. Une fois l’outil mis en place, vérifiez que les besoins des collaborateurs et des services sont satisfaits en vous assurant qu’il n’y a aucun chevauchement entre les calendriers. En vous basant sur ces données et sur les retours collectés lors de l’implémentation du logiciel, vous serez en mesure de déterminer si le logiciel s’est avéré productif ou non.
4. Analysez le rapport coût/efficacité
Une fois que le logiciel est mis en place, les entreprises peuvent mener une analyse de rentabilité grâce aux retours des employés. Pour ce faire, il suffit de croiser les avis des employés avec les résultats et les dépenses réelles. Selon ces résultats, vous pourrez déterminer si cet investissement s’est avéré rentable ou non.
En bref
Un logiciel de gestion de coworking a, comme tous les outils technologiques, des avantages et des inconvénients. Préparer soigneusement son implémentation peut vous aider à identifier s’il s’agirait d’un investissement intéressant pour votre entreprise. Étudiez les fonctionnalités proposées pour mieux comprendre si tel ou tel outil pourrait répondre à vos besoins et s’adapter à vos flux de travail.
